Компьютерам присуще забавное свойство: задачи, решаемые проще всего, часто вызывают больше всего затруднений. Парадокс этот знаком не только новичкам и людям, далёким от компьютерных профессий, но очень хорошо и самим айтишникам. И объясняется он просто: подобные задачки приходится решать сравнительно редко, готового решения для них сразу не находится, в результате мозг пугается и в панике начинает предлагать чрезмерно замысловатые варианты.

Бороться с этим бессмысленно, лучше принять как забавный факт и смириться. А ещё — помнить, что на такие случаи всегда есть готовые инструкции. Подобную инструкцию для одной из самых популярных в офисной практике задач мы и составим сегодня. Скажите, как объединить два или более документов MS Word? Правда, смешная проблема? А попробуйте-ка предложить больше одного решения! ;-)

1
 Вариант первый и самый простой: перенести содержимое через буфер обмена.

Откройте меньший из документов, выделите всё его содержимое (Ctrl-A с клавиатуры или клик правой кнопкой мыши и «Выделить всё» в выпавшем меню), скопируйте (Ctrl-C). Затем откройте второй документ, установите курсор в конец или в то место, куда вы желаете поместить содержимое предыдущего файла, скомандуйте Ctrl-V или «Вставить» из меню по правому клику мыши.

Готово! Считается, правда, что таким путём удастся «транспортировать» лишь небольшие фрагменты текста без сложного форматирования, но никто не запрещает попробовать именно на том материале, который у вас есть. Любые неудавшиеся изменения можно как обычно откатить с помощью «Отмены» (Ctrl-Z).

 Если объединяемые документы велики, правильней будет воспользоваться имеющейся в Word функцией вставки из файла.

Откройте документ, который будет основным. Выберите курсором вкладку «Вставка» -> «Объект» -> «Текст из файла» и укажите один или несколько документов, содержимое которых планируется вставить. Как обычно удерживайте Ctrl для выбора нескольких файлов и помните, что первыми будут использованы те из них, что окажутся выше в списке.

При возникновении накладок с форматированием, можете попробовать начать с чистого листа — буквально: создать новый документ и уже в него импортировать содержимое всех файлов. Поможет также, если у объединяемых документов будут одинаковые стили.




 Для тех, кому греет сердце мысль попробовать себя в роли программиста, подойдёт третий способ: объединять документы с помощью программы-макроса (я позаимствовал рецепт с ExtendOffice.com).

Здесь придётся потрудиться над подготовкой. Прежде всего создайте новую папку и перенесите все нужные вам файлы в неё. Теперь переименуйте их, присвоив номера в том порядке, в котором вы желаете увидеть их в итоговом общем документе. Наконец откройте документ, который станет главным.

Настал черёд программы. Скомандуйте Alt-F11 для открытия инструментария Visual Basic, выберите вкладку «Модуль» -> «Вставка» и скопируйте нижеприведённый текст в окно модуля. Далее запустите макрос кнопкой «Выполнить».
------------------------------- резать здесь -------------------------------

Sub MergeDocuments()

Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.doc")
i = 0 
Do While MyName <> ""
If MyName <> ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & "\" & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

------------------------------- резать здесь -------------------------------


 Более сложная проблема: две версии одного документа.
 
Здесь уже мало просто объединить файлы — необходимо прежде выявить различия между ними, вероятно, внесённые разными людьми. Для этого выберите вкладку «Рецензирование» -> «Сравнить» -> «Сравнить (сравнение двух версий одного документа)». Далее в открывшемся окне нужно выбрать исходный и изменённый документы — и получить в результате наглядный поштучный перечень изменений, а также сводку по всем.

 Изменения придётся рассмотреть и утвердить, либо отвергнуть, причём можно оперировать ими поштучно или «оптом», утверждая по нескольку изменений разом из сводки. После завершения работы сгенерируется новый документ, содержащий только утверждённые вами правки — это и будет желаемый результат.




 Наименее пыльный, но не самый безопасный метод: воспользоваться для объединения документов соответствующими интернет-сервисами.

Множество сайтов предлагают бесплатно услугу по слиянию DOC-файлов, так что просто выберите тот, которым вам больше по душе. Но помните, что в этом случае данные (по крайней мере временно) отправляются на чужой компьютер, где, теоретически, могут осесть и быть изучены. Поэтому если ваши документы содержат конфиденциальную информацию (пароли, номера карт, служебные секреты и т.п.), разумным будет обойти этот вариант вниманием.


 Наконец, если вы пользуетесь не офисным пакетом Microsoft, а популярным свободным «офисом» LibreOffice, схема объединения файлов практически не меняется.

Откройте документ, который послужит основой. Найдите в меню вкладку «Вставка» -> «Файл», выберите документ, содержимое которого должно быть импортировано. Готово! Свободное программное обеспечение справляется с этой простой задачей так же легко! :-)




P.S. Использованы графические материалы EeeKB, Pedsovet.su.

Если вам понравилась статья - порекомендуйте ее своим друзьям, знакомым или коллегам, имеющим отношение к муниципальной или государственной службе. Нам кажется, что им это будет и полезно, и приятно.
При перепечатке материалов обязательна ссылка на первоисточник.