Переутомление и стресс чаще всего являются следствием неправильно организованного рабочего процесса. Кто из нас не сталкивался с ситуацией, когда задачи, выдвигаемые начальником, валятся одна за одной, а времени на их выполнение явно недостаточно? Стремление успеть все и сразу загоняет нас в тупик и вынуждает беспорядочно хвататься за выполнение накопившейся работы. Это отражается на качестве ее выполнения, приводит к стрессовым ситуациям и перенапряжению.  Однако нельзя забывать, что трудолюбие и беспричинные перенагрузки мозга и нервной системы - разные вещи. Но как объяснить это начальнику так, чтобы избежать конфликта и недопонимания? Попробуем разобраться.


Недавнее исследование в области психологии поведения показало, что  люди с гораздо большей вероятностью достигают своих целей, если придерживаются конкретного плана постепенного выполнения задач. На протяжении двух недель ученые наблюдали за тем, насколько регулярно участники исследования выполняют предложенный им комплекс физических упражнений. Все 248 участников, согласившихся принять участие в проекте были разделены на три группы-категории: контроль, мотивация и целенаправленность.

Люди с гораздо большей вероятностью достигают своих целей, если придерживаются конкретного плана постепенного выполнения задач

Участники как первой, так и второй групп вели дневник выполнения упражнений, при этом последние получали дополнительную мотивационную информацию объясняющую пользу упражнений и их роль в профилактике сердечно-сосудистых заболеваний. Участникам третьей группы «целенаправленность» вместо ведения дневника предлагалось составить план выполнения упражнений, с указанием конкретного дня, времени и места тренировки. Две недели спустя результаты исследования показали, что меньше всего на изменение поведения, как ни странно, повлияли такие факторы как мотивация и контроль, в то время как участники группы «целенаправленность» показали наивысший результат.


Таким образом, было определено, что простое составление письменного плана в два-три раза повышает его результативность. Дальнейшие исследования, проведенные учеными относительно самых разнообразных видов деятельности, показали, что результативность и стабильность выполнения той или иной практики зависит от еще одного важного критерия – последовательности. 

Исследователи обращают особое внимание на то что, составляя план достижения цели, необходимо выстраивать структуру последовательного выполнения промежуточных задач. Это помогает не только всецело сконцентрироваться на выполнении каждой из них, но и позволяет приоритизировать каждое отдельное действие. Именно поэтому, сталкиваясь с проблемой навалившейся работы, важно уметь объяснить, что ваше время и возможности ограничены. Элисон Грин, автор популярного блога Ask a Manager, в одной из своих статей подробно объясняет почему так важно выбирать из всех порученных вам дел наиболее важные и делится следующими возможными сценариями поведения на работе:

  • Допустим, перед вами стоит три  различные задачи. Постарайтесь выбрать, в зависимости от сложности, из них две или одну наиболее важную, объяснив при этом своему боссу, что не можете одновременно заниматься каждой из них.

Я займусь написанием отчета и подготовкой презентации, но если проведение совещания завтра действительно так важно для нас, то мне придется отказаться от подготовки отчета или презентации
  • Помните, что практически всегда существует возможность «перекинуть» одну из задач другому сотруднику. Если такой вариант невозможен, постарайтесь предложить свою помощь в выполнении задачи и еще раз дайте понять, что взять на себя выполнение всего вы не сможете.
Иван Петрович мог бы взять на себя выступление на совещании, чтобы я полностью мог погрузиться в составление отчета и подготовку презентации. Вместе с этим я готов при необходимости помочь Ивану Петровичу
  • Совмещайте стратегический выбор наиболее важных задач с имеющимися временными ресурсами.
Я понимаю, что все три задачи важны для нас, но также осознаю, что в данный момент не в силах качественно составить отчет, подготовить презентацию и провести совещание к нужной дате. Поэтому я делаю выбор в пользу составления отчета и презентации
  • Не соглашайтесь на дедлайны, которые невозможно соблюсти.
Сейчас я уже занимаюсь составлением отчета и подготовкой презентации, поэтому с проведением совещания придется подождать, если только это не задача первостепенного значения

Использование подобных моделей и умение рассказать о своих приоритетах помогут избежать нервных срывов на работе и сэкономят ваше время, которое может быть использовано на продуктивную и эффективную работу. Однако стоит помнить, что приведенные выше примеры являются лишь моделями, и в каждом отдельном случае эффективность данной коммуникации будет зависеть от множества факторов и особенностей межличностных отношений вас и начальства.

Обобщая, записываем рецепт того как на работе успевать все и даже больше:
  1. Определить приоритетные задачи и цели
  2. Записать план с указанием конкретных сроков выполнения каждой задачи
  3. Объективно оценить свои возможности и временные ресурсы
  4. По возможности «разгружать» выполняемое действие от всего излишнего и второстепенного

Если вам понравилась статья - порекомендуйте ее своим друзьям, знакомым или коллегам, имеющим отношение к муниципальной или государственной службе. Нам кажется, что им это будет и полезно, и приятно.